1. ผู้แจ้งการเกิดจะต้องเป็น บิดาหรือมารดา หรือผู้ที่มีสัญชาติไทย โดยสามารถยื่นคำร้องทางไปรษณีย์
2. คุณสมบัติของเด็กที่เกิด จะต้องเป็นบุตรของบิดาหรือมารดาซึ่งมีสัญชาติไทย
3. บุตรที่เกิด จะต้องเกิดภายใน เขตอาณา ของสถานกงสุลใหญ่ ณ นครชิคาโก เท่านั้น
4. หลักฐานประกอบในการยื่นคำร้องการแจ้งเกิด ได้แก่
   
   
   1. หนังสือเดินทางไทยของบิดา และมารดา ที่ยังมีอายุใช้ได้อยู่อย่างน้อย 6 เดือนนับจากวันหมดอายุ พร้อมสำเนาตั้งแต่หน้า 1 – 3 จำนวน 1 ชุด
   2. สูติบัตรที่ออกให้โดยหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่น (ใบเกิดจาก State) พร้อมสำเนาจำนวน 1 ชุด
   3. ใบสำคัญการสมรส (ทะเบียนสมรส) อาจเป็นใบสำคัญการสมรสที่ออกให้โดยหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นหรือหน่วยงานรัฐบาลไทย อย่างใดอย่างหนึ่ง พร้อมสำเนาจำนวน 1 ชุด
   4. ใบสำคัญแสดงน้ำหนักแรกเกิดของบุตรที่ออกให้จากโรงพยาบาล (ใบเกิดจากโรงพยาบาล) พร้อมสำเนาจำนวน 1 ชุด
   5. รูปถ่ายปัจจุบัน ขนาด 2"x2" ของบุตรที่เกิด จำนวน 1 รูป
   6. เอกสารประจำตัวอื่น ๆ ของบิดา มารดา เช่น สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนไทยหรือสำเนาทะเบียนบ้านไทยจำนวน 1 ชุด
   7. สำเนาบัตรประจำตัวท้องถิ่น (Driver License หรือ State ID) ของบิดามารดาจำนวน 1 ชุด (ถ้ามี)

1.คำร้องนิติกรณ์แจ้งเกิด 
ให้กรอกข้อความเกี่ยวกับบุตรที่เกิด บิดา มารดา และผู้แจ้งการเกิดอย่างละเอียดเป็นภาษาไทยทั้งหมดและ หากบุตรที่เกิดมีชื่อรองในใบสูติบัตรที่ออกให้โดยหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่น (ใบเกิดจาก State) ให้กรอกชื่อรองพร้อมตัวสะกดเป็นภาษาไทยในคำร้องนิติกรณ์ให้ชัดเจน

2. แบบฟอร์มสูติบัตรไทย
ให้กรอกรายละเอียดทุกอย่างเป็นภาษาไทยในแบบฟอร์มสูติบัตรที่แนบมา พร้อมทั้งลงลายมือชื่อเป็นลายเซ็นภาษาไทยให้เรียบร้อย

• การแจ้งเกิดทางไปรษณีย์ หากผู้แจ้งการเกิดทำการแจ้งการเกิดทางไปรษณีย์ ให้ส่งคำร้องนิติกรณ์แจ้งเกิดพร้อมแบบฟอร์มสูติบัตรไทยที่ลงลายมือชื่อเรียบร้อยแล้ว และแบบฟอร์มรับรองลายมือชื่อ ที่ได้รับการรับรองจากตัวแทนหน่วยงานราชการท้องถิ่น (Certified by Notary Public) ก่อน พร้อมทั้งแนบสำเนาเอกสาร ข้อ 4.1 ถึง 4.4 แล้วส่งไปยังสถานกงสุลใหญ่ ฯ โดยไม่ต้องส่งเอกสารตัวจริง และแนบซองจดหมายจ่าหน้าซองถึงตนเองพร้อมผนึกดวงตราไปรษณียากรแบบ (Priority Mail) เพื่อสถานกงสุลใหญ่ ฯ จะได้จัดส่งเอกสารและสูติบัตรไทยคืนให้ผู้แจ้งทางไปรษณีย์ต่อไป
• กำหนดระยะเวลาดำเนินการแล้วเสร็จ
• หากผู้แจ้งมีข้อสงสัยในการกรอกแบบฟอร์มต่าง ๆ ขอให้โทรติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ ฝ่ายสูติบัตร สถานกงสุลใหญ่ ณ นครชิคาโก ในวันและเวลาราชการที่หมายเลขโทรศัพท์ (312) 664–3129 ต่อ 109

• สูติบัตรเป็นเอกสารสำคัญ จำเป็นต้องใช้เป็นหลักฐานประกอบคำขอแจ้งชื่อบุตรเข้าทะเบียนบ้านต่อนายทะเบียนท้องถิ่น เพื่อขอมีรายการบุคคลและเลขประจำตัว 13 หลักในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร  และเกี่ยวข้องกับสิทธิหน้าที่ของบุคคล ได้แก่ การเลือกตั้ง การขอหนังสือเดินทาง เป็นต้น  ดังนั้น ผู้ได้รับสูติบัตรควรต้องตรวจสอบรายการต่าง ๆ ว่า เจ้าหน้าที่ได้ลงไว้ถูกต้องหรือไม่ หากพบว่ามีรายการใดไม่ถูกต้อง ขอให้รีบแจ้งเจ้าหน้าที่แก้ไขทันที
• กรณีคนสัญชาติไทยเกิดในต่างประเทศประสงค์จะขอเพิ่มชื่อเข้าทะเบียนบ้านชั่วคราว เพื่อขอมีเลขประจำตัว 13 หลัก บิดามารดาของบุตรซึ่งยังไม่บรรลุนิติภาวะอาจทำหนังสือมอบอำนาจให้ตัวแทนไปดำเนินการแทนได้
• กรณีสูติบัตรหาย ให้แจ้งความต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจท้องที่ และขอคัดสำเนาสูติบัตรได้ที่สถานกงสุลใหญ่ฯ หรือที่ สำนักทะเบียนกลาง กรมการปกครอง (วังไชยา นางเลิ้ง) ถนนนครสวรรค์ เขตดุสิต กรุงเทพฯ โทรศัพท์ (02) 281-3900, (02) 281-3121